Communicatie

1 Interne communicatie

Met interne communicatie bedoelen we vooral communicatie om afspreken te maken of om de club te organiseren.

Voor de interne communicatie gebruiken we de website www.eendrachtbuggenhout.com en de openbare chatdienst WhatsApp.

De club heeft een eigen GSM nummer van waaruit de verschillende WhatsApp groepen worden aangemaakt.

1.1 Tussen trainers

1.1.1 Snelle directe communicatie via Whatsapp

De club voorziet een Whatsapp groep waarin alle trainers (zowel jeugd als seniors) en TVJO’s aanwezig zijn.

Deze Whatsapp groep wordt gebruikte voor snelle directe communicatie en is een 2-way communication (iedere deelnemer kan berichten versturen en ontvangen).

De moderator van deze Whatsapp groep is de TVJO.

Voorbeelden van communicatie kunnen zijn:

• Wedstrijduitslagen.
• Wijzigingen van trainings- of wedstrijdmomenten.
• Praktische vragen aftoetsen.

1.1.2 Documentatie voor de trainers

De trainers kunnen via het kicksite-platform van de club de werkingsdocumenten van de club raadplegen.

Op dit platform staan de praktische documenten over de werking van de club.

Elke trainer kan aanmelden op dit platform en deze documentatie raadplegen. Op deze manier kan elke trainer snel de visie en werking van de club ontdekken.

1.1.3 Vergaderingen

1 keer per maand vindt er op vrijdagavond een vergadering plaats georganiseerd door de TVJO.

De TVJO bepaalt de thema’s en bepaalt wie moet worden uitgenodigd (iedereen, onderbouw, middenbouw, bovenbouw of seniors).

1.2 Tussen Club en trainers

In de Whatsapp groep van de trainers is ook een verantwoordelijke van het bestuur. Deze persoon kan ook berichten verzenden in de Whatsapp groep.

Om ook persoonlijke dialoog te laten plaatsvinden worden de trainers elke 1^e donderdag van de maand uitgenodigd in het Clubhouse waarbij steeds iemand van het bestuur aanwezig is.
Dit moment kan worden aangegrepen om persoonlijke gesprekken te voeren.

Op deze eerste avond van de maand krijgen de trainers steeds een gratis consumptie van de club.
Ook hapjes worden steeds voorzien.
Op deze manier willen we ook op een informele manier communicatie tot stand brengen.

1.3 Tussen ouders en trainers

Per leeftijdscategorie voorziet de club een Whatsapp groep. Deze groepen zijn 1-way communication. Dit om te voorkomen dat belangrijke berichten verloren in een zee van antwoorden.

De club, TVJO en de trainer van deze categorie kunnen berichten plaatsen in deze groep.

De ouders en spelers kunnen zich lid maken van deze groep. De trainer voegt de telefoonnummers toe.

Voorbeelden van communicatie kunnen zijn:

• Wedstrijdselecties.
• Wijzigingen van trainings- of wedstrijdmomenten.
• Praktische berichtgeving vanwege de trainer die specifiek is voor deze categorie.

1.4 Tussen trainers en spelers

De communicatie tussen trainers en spelers gebeurt zoveel mogelijk op een fysieke manier.

Het is belangrijk dat de trainer of de speler zijn non-verbale communicatie kan gebruiken om een boodschap over te brengen.

Deze contactmomenten gebeuren steeds op de club.

Deze communicatie kan gaan van wedstrijdselecties tot persoonlijke gesprekken.
Indien nodig kan de trainer of de spelers steeds de ouders of de TVJO vragen om te participeren in het gesprek.

Voorbeelden van communicatie:

• Mededeling wedstrijdselecties
• Evaluatiegesprekken (komen later nog aan bod)
• Motivatiegesprekken
• Probleemoplossende gesprekken
• Verkennende gesprekken

2 Externe communicatie

De club vindt het ook belangrijk om te communiceren naar al de verschillende actoren die betrokken kunnen zijn bij de club. Enkele actoren zijn:

• Spelers
• Trainers
• Ouders
• Bestuursleden
• Sponsors
• Supporters
• Buren
• Sympathisanten
• Gemeente
• Pers

Om deze communicatie te realiseren gebruiken we hiervoor verschillende kanalen:

• De website www.eendrachtbuggenhout.com
• Facebook Eendracht Buggenhout
• Instagram Eendracht Buggenhout
• Mailings via Mailchimp
• Een algemene Whatsapp voor alle geïnteresseerden
• SMS campagne via de website van Eendracht Buggenhout
• Offline reclame (flyers, posters, banners en brieven)

2.1 Onze website www.eendrachtbuggenhout.com

Onze website is het hoofdplatform waarmee we werken. Het is het kloppend hart van de club. Dit zowel voor interne werking als voor onze externe PR.

Voor externe communicatie gebruiken we onze website voor de volgende zaken:

2.1.1 Trainingsplanner

alle trainingsdata van alle teams staan vermeld op de website. Hierbij voorzien we steeds de volgende informatie:

• Datum en uur
• Categorie
• Wie is de trainer
• Doelstelling van de training
• Registratie aanwezigheden
• Kleedkamer
• Terrein

De TVJO plaats steeds tegen 15 juli de volgende trainingsplanner voor het komende seizoen in het systeem. De trainers en ouders kunnen dan ruimschoots op voorhand zien wanneer hun trainingen zijn ingepland.

Uiteraard is er steeds vooraf overleg met de trainers en de club om te zien hoe de planning best kan worden opgesteld.

Wanneer een training wordt gewijzigd kan de trainer dit aanvragen aan de TVJO. De TVJO of de trainer kan dan zijn tijdstip manueel wijzigen in het systeem.

Het is belangrijk dat deze planning goed wordt ingevuld. De financieel verantwoordelijke van de club kan op basis van de ingevoerde gegevens automatisch laten berekenen wie welke vergoeding moet ontvangen op het einde van elke maand.

2.1.2 Wedstrijdplanning

De kalender van Voetbal Vlaanderen wordt door de club ingeladen in het systeem. Dit gebeurt 2 keer in het seizoen, zowel voor de heenronde als de terugronde.

De trainers kunnen steeds manueel oefenwedstrijden of tornooien extra inplannen.

Uiteraard steeds in overleg met de TVJO.

De trainers moeten steeds hun wedstrijdselecties online ingeven in het platform.
Dit moet gebeuren tegen ten laatste donderdagavond 21u.

Eens dit werd ingevoerd kan de trainer zijn selectie downloaden of een online link kopiëren en doorsturen naar de ouders.

Dit kan men doorsturen via whatsapp of de ouders kunnen dit ook steeds online raadplegen via de website.

Per wedstrijd worden op de website de volgende gegevens getoond:

• Datum en uur
• Kleedkamer
• Wedstrijdselectie
• Locatie
• Tegenstander
• Uur van verzamelen
• Extra informatie ingevoerd door de trainer

2.1.3 Evenementen

Het is mogelijk om online in te schrijven en online te betalen voor evenement die worden georganiseerd door onze club.
De planning van alle events is telkens vanaf eind augustus beschikbaar voor het hele seizoen.

2.1.4 Aansluiting (nieuwe) leden

Via de website kunnen zowel nieuwe als bestaande leden zich telkens inschrijven voor het nieuwe seizoen.
Dit proces verloopt volledig digitaal zodat dit zeer toegankelijk is voor de ouders.

Na het invoeren van de persoonlijke informatie kan men direct selecteren voor welke categorie men wenst aan te sluiten. In de volgende stap kan het lidgeld online betaald worden.

De persoon die zich inschrijft krijgt automatisch een mail met daarin een detail van zijn bestelling. Dit document kan hij dan gebruiken als bewijs bij de officiële instanties.

De club heeft op deze manier ook een snel overzicht van al de aangesloten leden.

In dit proces worden ook de clubkleren besteld zodat de speler in kwestie zo rap mogelijk over zijn kledijpakket beschikt.

2.1.5 Chatten via de site

Wanneer externe personen vragen hebben over de club of clubwerking kunnen ze via de site ook direct live chatten. Deze chat is verbonden aan 4 personen die steeds via hun GSM kunnen antwoorden.

Zo proberen we steeds zo snel mogelijk te antwoorden op vragen.

2.1.6 Nieuws en berichten

Officiële berichten worden steeds gelanceerd op onze website. Dit doen we zodat geïnteresseerden steeds in het archief kunnen zoeken naar oudere berichten.

2.1.7 Werkingsdocumenten van de club

Via de site kunnen we kiezen om bepaalde werkingsdocumenten openbaar te plaatsen. Zo kunnen externen alles snel terugvinden via onze website.

We willen hiermee de transparantie verhogen om aan te tonen hoe het op onze club er aan toe gaat.

2.2 Facebook en instagram

Onze club zet sterk in op Social media. Via deze weg proberen we onze sympathisanten op de hoogte te houden over allerlei nieuwtjes en evenementen.

Berichten op facebook worden automatisch ook gepubliceerd op Instagram.

De Social media wordt beheerd door 5 verschillende personen. Zo zorgen we ervoor dat deze sociale media voldoende gefeed wordt door verschillende personen.

2.3 Mailings

1 Keer per maand wordt er een mailing verstuurd vanuit de club. Deze mailing bevat een samenvatting van de belangrijkste berichten van de afgelopen maand.

Ook worden er toekomstige evenementen in aangekondigd.

Iedereen kan lid worden van de mailing.

Nieuwe leden worden automatisch toegevoegd. Andere geïnteresseerden kunnen zich steeds inschrijven op de nieuwsbrief via de website.

2.4 Een algemene Whatsapp voor geïnteresseerden

Via het GSM nummer van de club is ook 1 grote Whatsapp groep aangemaakt voor alle geïnteresseerden. Iedereen kan zich lid maken van deze Whatsapp groep.

Deze Whatsapp groep is een 1-way communication om snel belangrijke updates te kunnen doorsturen.

2.5 SMS campagne via de website van Eendracht Buggenhout

Vanuit de website van www.eendrachtbuggenhout.com kan er een SMS bericht verzonden worden naar alle leden (trainers en spelers).
Dit type van communicatie wordt hoofdzakelijk gebruikt voor het aankondigen van evenementen.

2.6 Offline reclame

Offline reclame blijft nog steeds een belangrijk medium.

De volgende offline reclame wordt gebruikt:

• Flyers
• Posters
• Banners
• Brieven

Dit type van communicatie wordt hoofdzakelijk gebruikt voor het aankondigen van evenementen.